Comprendre le flex office : avantages, inconvénients et bonnes pratiques

D’abord cantonné aux secteurs de l’informatique et du conseil, le télétravail en était encore à ses balbutiements avant la pandémie. Cet épisode sans précédent a mis les entreprises à rude épreuve en termes d’organisation, tout en accélérant leur transformation. Le salarié partagé entre travail présentiel et distanciel devient nomade. Les méthodes de travail classiques ainsi que l’utilisation des espaces, des bureaux jusqu’aux parkings, sont questionnées. Le flex office et les espaces de coworking se propagent. Les outils digitaux sont plus que jamais nécessaires. Zenpark Pro Flex, par exemple, offre ainsi une solution simple et efficace pour accéder aux parkings et gérer leur taux d'occupation.  

Flex office définition

Le « Flex office » ou “desk sharing”, peut littéralement se traduire de l'anglais par : “bureau flexible”. Ce néologisme désigne donc tout simplement le fait de ne plus avoir, au sein des locaux de l'entreprise, un bureau attitré. Il s'agit d'une nouvelle organisation des espaces de travail en entreprise, qui a notamment émergé à partir des années 2020, mais certaines organisations sont loin d'avoir attendu aussi longtemps et le pratiquent depuis plusieurs décennies. Le Flex office est souvent mis en place dans des open spaces - comprenez, des espaces de bureaux groupés, non délimités par des murs ou des cloisons -. Les avantages à mettre en place le Flex office sont nombreux : on pourra citer notamment le fait de favoriser les échanges entre les collaborateurs, d'améliorer leurs conditions de travail, pour l'employeur, cela a notamment pour intérêt de réduire les coûts associés et les éventuelles tensions relatives aux bureaux (un tel a un plus grand bureau qu’un autre, tel service a ses bureaux ou soleil, etc.).  

Les atouts du « desk sharing » : gains en termes d’espace, de productivité et de coût

L’enthousiasme généré par le télétravail et le Flex office était pour beaucoup un simple feu de paille. Contre toute attente, les changements d’organisation menés tambour battant pendant le confinement ont laissé une empreinte durable dans le fonctionnement des sociétés.  

Les entreprises rationalisent leurs espaces de travail et de parkings

Les dirigeants interpellés par de vastes plateaux et des aires de stationnement quasiment vides ont compris la nécessité de rentabiliser leurs surfaces. Le Flex office s’est imposé faisant voler en éclats le schéma classique exigeant un poste de travail (et un ordinateur portable) par personne. Des économies substantielles en termes de loyer et d’énergie, combinées à une plasticité organisationnelle inédite, ont séduit les plus frileux. Des aménagements innovants voient le jour favorisant le lien social et la Qualité de vie au travail (QVT). Les talents apprécient cette expérience employé positive.    

Les salariés améliorent leur qualité de vie

Moins de temps perdu dans les transports, moins de fatigue et de stress, plus d’autonomie, les collaborateurs ont vite perçu l’impact bénéfique sur leur bien-être. Ajoutez un environnement de travail repensé avec des lieux propices aux échanges et à la créativité, vos équipes gagnent en productivité.  

Les difficultés du bureau partagé : défis organisationnels et adaptation des salariés

Flexibilité ne veut pas dire improvisation. Pour une mise en place réussie, les directions doivent relever de nombreux défis logistiques.  

Le casse-tête de l’occupation des locaux

Qui est présent aujourd’hui ? Où vais-je me garer ? Autant de questions qui peuvent transformer le Flex office en cauchemar et décourager les meilleures volontés. Seules les entreprises qui ont pris le virage numérique tirent leur épingle du jeu. La qualité de la connexion et les outils digitaux sont des atouts précieux.  

Les efforts d’adaptation nécessaires à tous niveaux

Le collaborateur est sensible à tout ce qui peut lui faciliter la vie. À défaut, les réflexes de résistance au changement font vite surface. Pour les managers, cela suppose de s’orienter vers un mode de management horizontal. Là aussi, l'accompagnement est un facteur de réussite. Décloisonner les espaces peut paraître anodin. En réalité, le salarié peut le vivre comme un déclassement. Le bureau privé et les m2 attachés au statut disparaissent. Le sentiment d’appartenance est mis à mal sans actions pour éviter ces écueils. Lire aussi : « Les avantages à transformer votre bâtiment en smart building »  

Les bonnes pratiques pour une transition réussie vers le Flex office

Le mode hybride est un bouleversement à bien des égards dans le milieu professionnel. En décalage avec les schémas classiques tant en matière d’environnement de travail que d’organisation, ce modèle disruptif exige une préparation rigoureuse.  

Aménager les espaces, qualité de vie, motivation et adhésion

Selon le baromètre CSA – Parella 2022, 90 % des dirigeants estiment que l’aménagement des bureaux a une incidence sur le bien-être de leurs collaborateurs et 84 % sur leur performance. Donner envie aux salariés de venir au bureau, favoriser le lien social et la cohésion d’équipe tout en dopant la productivité, telle est la nouvelle équation. On anticipe les difficultés inhérentes à la « vie en communauté » : la « phone box » permet de s’isoler et une multitude de salles de réunion facilitent les brainstormings ou réunions. À l’ère du collaboratif, l’espace de convivialité revêt une importance particulière.  

Soigner les équipements pour une expérience employé optimale

La qualité des éléments de connectivité doit être irréprochable. Les plateformes de réservation évitent les situations stressantes où le salarié erre dans les couloirs ou dans le parking à la recherche d’une place disponible. L’offre Zenpark Pro Flex donne la possibilité de réserver son emplacement avec un accès dématérialisé sur smartphone. L’impact de cette formule simple d’utilisation est considérable sur le quotidien des employés et facilite la gestion du parking de l’entreprise.