Quelles sont les responsabilités de l’employeur concernant les indemnités kilométriques et de déplacement ?

Publié le : 19 novembre 2024

Temps de lecture : 10 minutes

Dans cet article, Zenpark vous résume les règles relatives à ces remboursements de frais professionnels. Obligations, options facultatives, cadre fiscal et légal…, voici l’essentiel des principes applicables.

Qu’est-ce qu’une indemnité kilométrique ?

Indemnité kilométrique : définition

Quand un salarié doit utiliser son véhicule personnel dans le cadre de son activité professionnelle, son employeur lui verse une indemnité kilométrique (IK). On parle d’ailleurs d’indemnité kilométrique pout déplacement professionnel. Ce versement a pour objet de couvrir le montant des frais kilométriques occasionnés pour le salarié :

Frais de carburant ;
Frais d’entretien du véhicule ;
Prime d’assurance ;
Dépréciation du véhicule…

L’indemnité kilométrique ne concerne pas uniquement les collaborateurs salariés des entreprises. Les dirigeants assimilés salariés la perçoivent également, toujours dans le cadre de leurs déplacements professionnels et uniquement s’ils utilisent leur véhicule personnel.

Exigences légales

La loi encadre assez strictement le remboursement de frais kilométriques. D’abord, il a un caractère obligatoire. De manière générale, le remboursement des frais engagés par un salarié lors de déplacements professionnels est une obligation pour l’employeur. Et en particulier, lorsque le salarié est contraint d’utiliser son véhicule personnel, il doit percevoir une indemnité kilométrique. Notez que les trajets entre le domicile et le lieu de travail ne sont pas considérés comme déplacements professionnels. Le remboursement de frais kilométriques n’est donc pas obligatoire pour ces trajets. La loi fixe aussi plusieurs règles à respecter. Il faut notamment être en mesure de justifier la réalité du déplacement. Aussi, le motif du déplacement doit être strictement professionnel, au bénéfice de l’entreprise :

Rendez-vous client ;
Formation ;
Mission hors du lieu de travail habituel…

L’URSSAF et le fisc peuvent sanctionner le non-respect de ces conditions et requalifier l’indemnité kilométrique en salaire ou prime. Un remboursement de frais kilométriques non conforme à la loi au profit d’un dirigeant peut même constituer un abus de bien social.

Barèmes kilométriques 2024

Le calcul des remboursements kilométriques se base sur des barèmes définis par le gouvernement. Ils dépendent de trois critères :

Le type de véhicule utilisé ;
Sa puissance fiscale ;
Le kilométrage parcouru à titre professionnel dans l’année.

Sachez aussi que le montant des frais kilométriques bénéficie d’une majoration de 20 % si le véhicule personnel utilisé est électrique. Ainsi, en 2024, le barème kilométrique applicable aux voitures est le suivant (d représente la distance à indemniser) :

Puissance fiscale	Jusqu’à 5 000 km	De 5 001 à 20 000 km	Au-delà de 20 000 km
3 cv et moins	d × 0,529	(d × 0,316) + 1 065	d × 0,370
4 cv	d × 0,606	(d × 0,340) + 1 330	d × 0,407
5 cv	d × 0,636	(d × 0,357) + 1 395	d × 0,427
6 cv	d × 0,665	(d × 0,374) + 1 457	d × 0,447
7 cv et plus	d × 0,697	(d × 0,394) + 1 515	d × 0,470

Par exemple, pour un salarié totalisant sur l’année 6 000 km de déplacements professionnels avec sa voiture personnelle essence de 7 CV, l’indemnité kilométrique s’élève à (6 000 x 0,394) + 1 515, soit 3 879 €. Pour le même kilométrage avec un véhicule électrique de 4 CV, le salarié concerné perçoit [(6 000 x 0,340) + 1 330] x 1,2, soit 4 044 €. Pour les motos, il faut appliquer ce barème :

Puissance fiscale	Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
De 1 à 2 cv	d × 0,395	(d × 0,099) + 891	d × 0,248
De 3 à 5 cv	d × 0,468	(d × 0,082) + 1 158	d × 0,275
Plus de 5 cv	d × 0,606	(d × 0,079) + 1 583	d × 0,343

Enfin, pour les cyclomoteurs, le barème kilométrique est le suivant :

Jusqu’à 3 000 km	De 3 001 km à 6 000 km	Au-delà de 6 000 km
d × 0,315	(d × 0,079) + 711	d × 0,198

Indemnités de déplacement

Il ne faut pas confondre indemnité kilométrique et indemnité de déplacement. L’indemnité de déplacement est un concept plus large qui englobe l’ensemble des remboursements de frais liés aux déplacements professionnels. Les indemnités de déplacement viennent donc compenser les frais de déplacement engagés par les salariés. Elles incluent bien sûr les frais de transport, mais aussi beaucoup d’autres frais occasionnés par le déplacement professionnel. Si le collaborateur en déplacement utilise son véhicule personnel, les frais de transport peuvent prendre la forme d’une indemnité kilométrique, calculée sur la base des barèmes kilométriques applicables. En revanche, dans les cas d’utilisation d’autres moyens de transport, le remboursement des frais de transport correspond aux frais réels directement engagés par le salarié. Il peut s’agir par exemple :

De la location courte durée d’un véhicule et des frais de carburant correspondants ;
De l’achat de billets d’avion, train ou autres transports en commun ;
Des courses de taxi…

Quant aux autres frais de déplacement, généralement remboursés sur la base des frais réels, ils concernent particulièrement :

L’hébergement ;
Les repas ;
Le stationnement…

Concernant cette dernière catégorie, informez-vous sur le parking d’entreprise. Sachez aussi que les offres Zenpark Pro apportent de nombreuses réponses aux problématiques de stationnement des entreprises. Enfin, comme pour les indemnités kilométriques, la loi impose de justifier toutes les indemnités de déplacement. L’entreprise doit pouvoir indiquer un motif valable et présenter des justificatifs de paiement en cas de contrôle.

Politiques internes de l'entreprise

Le remboursement des frais de déplacement ne répond pas seulement aux obligations légales. Il est aussi un élément important dans les politiques d’entreprise, principalement en matière de gestion des ressources humaines. Ainsi, la plupart des entreprises définissent leurs propres règles internes. Elles les inscrivent dans un document couvrant en général la politique de voyage et l’ensemble du processus de remboursement des notes de frais. En fixant ces règles et en les rendant accessibles à tous ses collaborateurs, l’employeur fait preuve de transparence. Il évite ainsi les doutes, les erreurs et tous types de problèmes qui pourraient même devenir conflictuels. Évidemment, la politique d’entreprise en matière d’indemnité kilométrique et de déplacement doit respecter les exigences légales, et en particulier les barèmes établis par le fisc. L’employeur dispose toutefois d’une certaine flexibilité. En fonction de la culture d’entreprise, de ses valeurs et de sa politique RH, l’employeur fixe notamment :

Les modalités de gestion des notes de frais ;
Les délais de présentation, de validation et de remboursement ;
Ainsi que toutes les règles, normes et barèmes internes à respecter.

Sur ce dernier point, il peut s’agit pour l’entreprise de définir les critères de choix du mode de transport en fonction de la destination, de l’objet du voyage ou de la catégorie de personnel. L’employeur peut aussi par exemple accorder la première classe ou uniquement la deuxième classe selon les cas. Ou, autre exemple, il peut indiquer le non-remboursement des frais d’agrément ou considérés comme tels : consommations au minibar à l’hôtel, etc.

Justification des indemnités kilométriques

Pour prétendre au remboursement des frais professionnels, les salariés doivent impérativement fournir des justificatifs. Dans de nombreux cas, ce sont les factures, les notes de restaurant, les tickets de caisse, de péage ou de stationnement, etc. Le remboursement peut alors s’effectuer sur la base des frais réels. En ce qui concerne les indemnités kilométriques, de tels justificatifs n’existent pas. Pourtant, le salarié et son employeur doivent justifier chaque déplacement professionnel donnant lieu à remboursement kilométrique. À des fins de contrôles, internes, par le fisc ou par l’URSSAF, il faut être en mesure de présenter les éléments suivants :

Date du déplacement ;
Motif, objet de la mission, identité du client visité le cas échéant ;
Destination et kilométrage total parcouru ;
Puissance fiscale du véhicule personnel utilisé ;
Montant des frais kilométriques résultant de l’application du barème en vigueur.

Une copie du certificat d’immatriculation du véhicule permet de prouver qu’il s’agit bien du véhicule personnel du salarié et de vérifier sa puissance fiscale. Pour le reste, toute pièce justificative disponible permettant de confirmer les éléments déclaratifs doit être conservée. Par exemple, une note de restaurant ou un ticket de péage peuvent certifier de la destination. Le motif du déplacement professionnel peut quant à lui être confirmé à l’appui de documents de travail, échanges de messages, etc. L’employeur dispose généralement d’une procédure interne incluant :

La demande de remboursement de frais kilométriques documentée, par le salarié concerné ;
La vérification, la saisie et la numérisation des justificatifs par les services comptables ou autres ;
Le traitement comptable et le paiement de l’indemnité kilométrique correspondante.

Fiscalité de l’indemnité kilométrique

Si l’employeur respecte les barèmes kilométriques et les autres règles fiscales, et s’il est en mesure de présenter les justificatifs correspondants en cas de contrôle, l’indemnité kilométrique versée au salarié est considérée comme charge déductible. Les remboursements de frais kilométriques viennent donc diminuer le résultat imposable de l’entreprise. En revanche, il n’y a pas de TVA récupérable sur les indemnités kilométriques. Pour le salarié, s’agissant de remboursements de frais professionnels, ils ne subissent ni impôt ni charges sociales. Le fisc et l’URSSAF sont notamment attentifs aux indemnités kilométriques lors des contrôles qu’ils effectuent. Les contrôleurs cherchent à vérifier qu’elles ne représentent pas des avantages en nature ou du « salaire déguisé ». Pour éviter tout redressement, l’employeur doit veiller à bien rester en conformité avec les règles fiscales. En particulier, il doit impérativement pouvoir présenter les justificatifs tels qu’indiqué précédemment.

Remboursements de frais : quelques cas particuliers

Frais de déplacement à l’étranger

Le remboursement des frais liés aux déplacements professionnels à l’étranger obéit à des règles spécifiques. Un barème indique pour chaque pays le montant de l’indemnité journalière correspondant à la prise en charge de l’hébergement et des deux repas quotidiens. La loi détermine que le montant de cette indemnité journalière est réduit de :

65 % si l’entreprise fournit le logement ou règle directement les frais d’hébergement au loueur ;
17,5 % si le collaborateur est nourri à l’un des deux repas ;
35 % s’il est nourri aux deux repas.

Par exemple, le barème 2024 des indemnités journalières de mission temporaire à l’étranger fixe le montant journalier à 212 € pour l’Espagne et à 552 dollars canadiens pour la ville de Toronto. Si le logement est fourni, l’indemnité journalière, réduite de 65 %, s’établit donc respectivement à 74,20 € et 193,20 dollars canadiens.

Remboursement des frais de transport domicile - travail

La loi fixe également des règles concernant les indemnités versées par l’employeur au titre des trajets entre le domicile d’un salarié et son lieu de travail. Ainsi, l’entreprise a l’obligation de prendre en charge la moitié de l’abonnement aux transports en commun (train, métro, tramway, bus) ou à un vélo de location. L’abonnement annuel, mensuel ou hebdomadaire doit correspondre à l’itinéraire entre domicile et lieu de travail. Les titres de transport achetés à l’unité ne sont pas remboursés. L’employeur peut prendre en charge totalement ou partiellement les frais liés à l’utilisation du véhicule personnel pour les trajets domicile - travail :

Lorsque le domicile ou le lieu de travail est situé en dehors d’une zone desservie par les transports publics,
Ou lorsque les horaires de travail ne sont pas compatibles avec l’usage de ces modes de transport.

Cette disposition est facultative. Mais si l’entreprise la met en place, elle doit être ouverte à tous les salariés pour lesquels les critères sont vérifiés. La loi fixe toutefois quelques limites à ces remboursements de frais. De la même manière, l’entreprise peut verser le forfait mobilités durables aux collaborateurs qui se rendent sur leur lieu de travail avec un mode de transport durable, tel que :

Vélo personnel ;
Vélo ou trottinette en location ou libre-service ;
Covoiturage d’entreprise ou autre (en tant que conducteur ou passager) ;

Véhicules à faibles émissions (électriques, hybrides,