Gestion d'une flotte automobile d'entreprise : définition, avantages et conseils pratiques

Pour une très large part des sociétés, dès lors qu’elles utilisent plusieurs véhicules, la gestion de flotte automobile d’entreprise ne doit surtout pas être négligée. De plus en plus complexe, cette activité présente de nombreux intérêts pour l’entreprise. Pourtant, elle reste encore souvent méconnue. Ou en tout cas, elle ne bénéficie pas toujours du niveau d’attention qu’elle requiert. C’est pourquoi nous répondons maintenant aux questions les plus importantes concernant la gestion de parc auto.  

Qu’est-ce qu’une flotte automobile ?

Une flotte automobile, par définition, est un ensemble de véhicules automobiles dont une entreprise dispose et que ses employés utilisent dans le cadre de leurs fonctions et activités. Parc automobile et flotte automobile d’entreprise sont des synonymes. Le parc auto d’une entreprise comporte donc les véhicules de société :

• Dont elle est propriétaire ou qu’elle loue en LLD ou LOA ;
• Et qui lui permettent de faire face à ses besoins de mobilité.

  La composition d’une flotte automobile varie selon le secteur d’activité et les autres spécificités de l’entreprise. Dans certains cas, elle est formée uniquement de voitures de fonction, par exemple pour des déplacements à but commercial. Dans d’autres, il s’agira principalement de camions, camionnettes et autres véhicules utilitaires, utilisés notamment pour effectuer des livraisons. Souvent, la flotte automobile d’entreprise comprend des véhicules de catégories diverses. Par extension à la pure définition de l’automobile, elle inclut même parfois des deux-roues, des triporteurs ou vélos cargos, ou encore des simples vélos ou trottinettes. Les puristes préfèrent alors parler de flotte de véhicules plutôt que de flotte automobile. Enfin, la notion de flotte automobile ou flotte de véhicules est indissociable de celle de gestion de parc auto. Elle indique que l’entreprise met en œuvre une gestion d’ensemble, globale et plus ou moins centralisée. Cela revient à une solution optimisée comparativement à une gestion unitaire des véhicules.    

Quels sont les avantages de gérer une flotte automobile ?

La gestion de parc auto est donc profitable à l’entreprise. Ceci est vrai :

• Pour les sociétés dont l’outil de travail principal est la flotte auto (services de livraisons ou de déménagements, sociétés de transport de marchandises ou de transport sanitaire, etc.) ;
• Mais aussi pour celles dont une partie non négligeable des salariés se déplacent beaucoup sur la route.

  Gérer une flotte automobile d’entreprise de manière adéquate procure un avantage majeur en termes financiers. En effet, la gestion de parc auto donne lieu à une maîtrise budgétaire efficace. Elle permet de garder le contrôle sur toutes les dépenses relatives à l’utilisation des véhicules. Le repérage des abus, irrégularités et autres anomalies est facilité. Gérer sa flotte de véhicules, c’est également se donner la possibilité d’externaliser de manière optimale tout ou partie des services connexes. Il s’agit par exemple de l’entretien, des réparations, de l’approvisionnement en carburant, de la gestion des bornes de recharge, du stationnement… sans oublier l’assurance de flottes. Enfin, la gestion de flotte automobile ne demande pas de gros efforts en termes de charge de travail ou d’investissements. Selon la taille du parc auto et les exigences de gestion, un simple tableur ou un logiciel spécialisé aide à accomplir cette activité.  

Comment choisir les véhicules pour une flotte d’entreprise ?

Le choix des véhicules composant la flotte d’entreprise n’est pas un sujet simple. Sa complexité a même augmenté depuis l’ère du diesel omniprésent. Les critères de choix sont désormais plus nombreux. Les besoins de l’entreprise et de ses salariés sont aussi plus hétérogènes. Le bon compromis est parfois difficile à trouver entre, notamment :

• La recherche de fiabilité et de maîtrise du TCO (total cost of ownership, ou coût total de possession, incluant le prix d’achat ou loyer et les frais d’utilisation), du côté de la société ;
• Et la demande de confort, d’équipements et de performances, du côté des utilisateurs.

  À cela s’ajoute la préoccupation environnementale. Ainsi, la flotte auto est soumise aux objectifs RSE de l’entreprise.     Ici, les véhicules électriques ou hybrides offrent une solution prometteuse. Ils portent toutefois des contraintes pour la gestion du parc automobile, comme la nécessité de pouvoir compter sur des infrastructures de recharge. Enfin, il ne faut pas négliger l’impact du choix des véhicules professionnels sur l’image de marque. Le niveau de gamme du véhicule, sa marque, son état apparent et sa propreté sont autant de facteurs qui doivent être en accord avec les valeurs que l’entreprise souhaite communiquer. Cet aspect est d’ailleurs important tant vis-à-vis de l’extérieur (clients, partenaires, etc.) que des collaborateurs. La marque employeur et, de façon plus individualisée, la valorisation de tel ou tel collaborateur dépendent aussi en partie de ces choix. Alors, pour pondérer ces multiples critères de sélection, il convient probablement de s’en remettre en premier lieu :

• À la réalité des besoins et à l’analyse de l’utilisation de la flotte de véhicules ;
• Aux valeurs, voire à la mission de l’entreprise.

 

Quels outils utiliser pour la gestion de parc auto ?

Pour optimiser la gestion de sa flotte automobile, votre entreprise doit se doter des bons outils de gestion. Leur choix doit donc lui aussi être pertinent. Ainsi, votre gestionnaire de parc automobile peut s’appuyer ces outils pour automatiser plusieurs tâches fastidieuses :

• Gestion des stocks (véhicules, équipements, outillage…) ;
• Planification et affectation des véhicules et autres actifs, pour maîtriser le TCO et éviter tant la surexploitation que la sous-utilisation ;
• Registre d’entretien de flotte auto, pour gérer les plannings d’entretien et les interventions réalisées sur chaque véhicule ;
• Maintenance prédictive, pour prévenir d’éventuelles défaillances grâce à l’analyse des données et à des interventions décidées au bon moment ;
• Suivi de consommation de carburant et des cartes de carburant, pour identifier des pistes d’optimisation des dépenses ;
• Suivi GPS de flotte d’entreprise pour localiser les véhicules de société et suivre les itinéraires en temps réel ;
• Optimisation des itinéraires, avec un outil intelligent alimenté de multiples données (horaires des conducteurs, conditions de circulation et autres contraintes diverses) ;
• Gestion électronique des documents.

  Certains logiciels de gestion de flotte automobile incluent l’ensemble de ces outils. En ce qui concerne les problématiques de stationnement, votre gestionnaire de parc automobile peut également avoir recours aux solutions proposées par Zenpark. Zenpark Pro Pool est la solution parfaite si votre entreprise cherche des places de parking à louer au mois ou à l’heure. Le tarif est plus compétitif que ceux du stationnement en parking public ou en voirie. Aussi, grâce au partenariat avec Getaround, les propriétaires de véhicules en autopartage membres du programme Getaround Entrepreneurs bénéficient de l’offre Zenpark Pool à des conditions plus avantageuses encore.    

Quelles sont les meilleures pratiques pour l’entretien d’une flotte automobile ?

L’entretien est un élément majeur dans la gestion de votre flotte automobile d’entreprise. En effet, il constitue à la fois un poste de dépenses important et un levier pour réduire les coûts. Un véhicule régulièrement et correctement entretenu est plus sûr, plus fiable, plus économique et plus durable. Il y a aussi un avantage moins direct, mais non négligeable : l’impact positif sur l’image de l’entreprise. Un véhicule visiblement mal entretenu évoque au contraire la négligence et le manque de sérieux. Quelques bonnes pratiques optimisent l’entretien tout en permettant la maîtrise, voire la réduction des coûts. D’abord, il convient de planifier et de suivre rigoureusement toutes les opérations d’entretien, de maintenance et de réparations. La maintenance prédictive procure d’ailleurs un avantage puissant en la matière. La réduction des coûts passe également par la limitation du nombre de marques et modèles de véhicules, de professionnels de l’entretien et de la réparation automobile. Enfin, il est bon de s’appuyer tant sur les outils de gestion que sur la sensibilisation des collaborateurs. À ce titre, une charte auto (car policy) permet de formaliser les règles et les bonnes pratiques à respecter.