Comment organiser un déménagement d’entreprise sereinement

Le développement du télétravail, une opportunité de se réinventer Le développement accru du télétravail oblige les entreprises à réorganiser leurs espaces professionnels. En effet, donner du sens à la vie de bureau est devenu un enjeu de taille. Ceux-ci ont plusieurs vocations :

• Exprimer l’identité de l’entreprise.
• Renforcer le lien d’appartenance des salariés à l’entreprise.
• Accroître leur fonction de socialisation.

Ainsi, le Flex office semble adapté à ce nouveau mode de travail nomade. Moins centralisé, le bureau emprunte des formes hybrides. Il devient flexible et convivial, avec de plus en plus d’espaces collaboratifs et de zones de convivialité. La nouvelle génération de bureaux est plus ouverte, plus chaleureuse et davantage orientée sur les usages.    

Les raisons d’un déménagement d’entreprise

Plusieurs raisons peuvent pousser une entreprise à déménager :

• Faire des économies, en réduisant les coûts des charges (loyer, taxe foncière, fiscalité).
• Obtenir une meilleure accessibilité aux transports en commun.
• Se rapprocher géographiquement de ses clients.
• Renforcer son image de marque pour améliorer sa visibilité et sa notoriété.
• Pour des raisons juridiques.
• Obtenir plus d’espace en raison de la croissance de l’entreprise.
• Avoir une meilleure synergie entre les équipes.
• Accroître la performance des équipes.
• Faciliter les échanges.
• Etc.

 

Les risques d’un déménagement d’entreprise

Même s’il peut s’avérer positif, un déménagement d’entreprise comporte des risques. Le premier risque concerne les salariés. En effet, un changement de lieu de travail peut avoir un impact négatif, tant sur le plan personnel que professionnel. Par exemple, si les nouveaux bureaux se situent dans un endroit plus éloigné de leur domicile que le précédent, l’augmentation du temps de trajet peut leur être préjudiciable. Cela peut engendrer, entre autres, un manque de sommeil, une réduction du temps passé en famille ou un abandon d’activités extra-professionnelle indispensables au bien-être, comme le sport ou une passion. Ainsi, au lieu d’être plus performants, ils peuvent expérimenter une baisse de régime et être moins engagés dans la vie de l’entreprise. À terme, un changement de ce type peut conduire à des démissions et un accroissement du turn-over. Au-delà des risques envers les salariés, déménager peut avoir de lourdes conséquences pour l’entreprise en elle-même. Cela engendre de nombreuses dépenses : les frais de déménagement et les changements organisationnels ont un coût. Une entreprise avec des fragilités financières pourrait ne pas être en mesure de supporter ce changement.  

Un salarié doit-il suivre son entreprise si elle déménage ?

D’un point de vue réglementaire, un salarié ne peut pas refuser un changement de lieu de travail lorsqu’il s’agit de l’une des deux situations suivantes :

• Le déménagement de l’entreprise a lieu dans le même secteur géographique que celui écrit dans le contrat de travail du salarié. Attention, la notion de secteur géographique n’est pas strictement établie. La plupart du temps, celle-ci concerne le bassin d’emploi.
• Le salarié a signé une clause de mobilité.

Si aucun des deux cas ne s’applique, l’entreprise devra obtenir l’accord préalable du salarié pour effectuer un changement. Dans le cas d’un litige entre un salarié et l’entreprise, le juge décidera des caractéristiques du secteur géographique. Il le fera selon la situation, en tenant compte, notamment, des conditions suivantes :

• La distance entre l’emplacement des bureaux initial et le nouvel emplacement.
• L’accès aux transports en commun.
• L’allongement de la durée de temps de trajet pour le salarié.

 

Les étapes d’un bon déménagement d’entreprise

Pour qu’un déménagement se fasse dans les meilleures conditions, il est crucial de suivre la checklist suivante :

• Définir les objectifs et communiquer dessus : il est indispensable de prévenir bien en amont les salariés de ce changement. Cela leur permettra, d’une part de s’organiser et d’autre part, de se projeter dans le projet de changement.
• Trouver de nouveaux locaux : prendre le temps de chercher et ne pas se précipiter est la clé pour un déménagement réussi. Il faut toujours garder à l’esprit les raisons qui poussent à changer de bureau.
• Fixer le rétroplanning : un déménagement, ça se prépare bien en amont, afin de parer à tout imprévu.
• Mener une enquête en interne sur la perception du déménagement : les salariés doivent se sentir inclus dans le projet.
• Organiser les étapes opérationnelles du déménagement : le choix de l’entreprise de déménagement, la réception des cartons, le tri éventuel, etc.
• Poser le préavis pour les anciens locaux.
• Définir et personnaliser les nouveaux espaces de travail : le choix du mobilier et l’organisation des espaces sont cruciaux pour réussir son déménagement.
• Moderniser le parcours des salariés : implanter un système de réservation de salle, un accès au parking d'entreprise, etc.

Attention, au taux de foisonnement si vous décidez de mettre en place une organisation basée sur le Flex office. Celui-ci correspond au ratio entre le nombre de postes individuels disponibles et le nombre de salariés. La norme moyenne tourne autour de 0,6. Autrement dit, il doit y avoir 0,6 places de travail par collaborateur.   Si vous avez implanté un système de Flex office au sein des nouveaux locaux, la solution Zenpark Pro Flex semble idéale pour parfaire ce mode de travail. En quelques mots, il s’agit de parking Flex permettant aux salariés, en seulement quelques clics via une application, de réserver une place de parking. Le plus ? Les places de stationnement vacantes peuvent être commercialisées au grand public, ce qui pourra générer un revenu complémentaire à l’entreprise.